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Que ce soit à l’occasion d’un anniversaire ou tout simplement pour passer une bonne soirée avec vos amis, organiser une soirée demande un peu d’effort et d’investissement de votre part.
Votre énergie et votre temps seront soumis à rude épreuve mais le résultat en vaut la chandelle.
Si vous arrivez à organiser une soirée inoubliable alors la vision que les gens (surtout ceux que vous ne connaissez pas énormément) auront de vous deviendra subitement positive.
Vous serez perçu comme le mec qu’il faut fréquenter puisque par vos soirées vous arrivez à donner du bonheur aux gens (état positif) et à oublier un moment leur quotidien morose (état négatif).
Mais être organisateur de soirée c’est aussi savoir gérer les à côté : ménage, voisins et/ou policiers (si tapage nocturne), ambulance (si coma éthylique ou autre) etc.
Toutefois, pas d’inquiétudes.
Si vous suivez les quelques conseils délivrés dans cet article vous serez en mesure d’éviter ou de minimiser les tracas.
Alors si vous êtes prêt à organiser une soirée mémorable, suivez ces 10 conseils.
1. Organiser une soirée nécessite de s’y prendre à l’avance
On n’organise pas une soirée le jour pour le lendemain.
Cela nécessite de s’y prendre 4 à 6 semaines à l’avance histoire que tout le monde soit au courant, que vos invités aient le temps de s’organiser et surtout éviter un maximum les : « Désolé, j’ai déjà autre chose de prévu. ».
2. Choisir le lieu de sa soirée
Que vous souhaitiez organiser une soirée privée ou une soirée d’entreprise, vous devez à tout prix choisir un lieu de charme et d’exception pour y passer un bon moment avec l’ensemble de vos invités.
Pour faire votre choix, de nombreux restaurants, des lofts luxueux ou encore des bars, se feront un plaisir de vous accueillir pour que vous réussissiez votre soirée.
Pour choisir le lieu idéal pour votre soirée, vous devrez alors vous poser les bonnes questions.
Préparer votre soirée
Quand la date de votre soirée approche, il est important de se demander où vous allez l’organiser.
En effet, il est important de trouver un lieu qui vous ressemble et qui peut correspondre à votre image.
Pour que votre événement se passe à merveille, il est essentiel de faire le nécessaire pour réserver quelques semaines avant le lieu de votre soirée.
Si le lieu que vous souhaitez réserver est prisé et à la mode, réserver à l’avance est un passage obligé pour éviter les mauvaises surprises.
Tout dépendra de quel lieu vous souhaitez réserver pour votre soirée.
Si vous avez envie de privatiser une partie d’un bar et que vous souhaitez mettre de l’animation avec un DJ par exemple, connaître le lieu et la date sont alors deux éléments indispensables pour la réussite de votre soirée.
Un lieu qui vous correspond
Lorsque vous choisissez un lieu, il est tout à fait possible que vous choisissiez de sortir des sentiers battus et de vous tourner vers un lieu d’exception ou atypique.
Ainsi, votre soirée va rester inoubliable si vous décidez de louer une villa de luxe pour votre soirée ou encore de privatiser un rooftop le temps d’une soirée.
Pour trouver un lieu insolite, il est également possible de privatiser une péniche pour quelques heures.
3. Définir la liste de vos invités
Il est également important de savoir quelles personnes vous allez inviter à votre soirée.
Souhaitez-vous que cela se fasse avec vos amis proches ou voulez-vous également convier des inconnus ?
Définissez donc le type de personnes que vous souhaitez voir à votre soirée et également le nombre maximum d’invités.
Mais ce n’est pas tout.
Vous devez également penser au ratio homme femme.
En effet, si l’on va à une soirée c’est certes pour passer du bon temps avec ses amis mais également pour rencontrer des personnes du sexe opposé.
S’il n’y a que des hommes ou que des femmes à votre soirée il y a de fortes chances que vos invités refusent votre invitation.
4. Définir le thème de sa soirée
Il y a un aspect qui est généralement mis de côté lors d’une soirée : le thème.
C’est pourtant l’élément central qui va définir la réussite ou non de votre soirée.
Une soirée sans thème c’est comme une soirée sans filles.
C’est sympa mais sans plus.
Si vous arrivez à organiser une soirée avec les bonnes personnes, un bon ratio homme femme et qu’en plus vous y ajoutez un thème, alors je peux vous assurer que les gens se lâcheront davantage et auront vraiment l’impression d’avoir passé une excellente soirée.
5. Mettre au courant vos invités
Une fois le lieu et le thème choisi, la date d’annonce planifiée et la liste définie vous allez devoir communiquer sur votre soirée.
Cela peut se faire en allant voir directement les invités, en les appelant, en leur envoyant un message (sms, email) ou en créant un évènement sur facebook.
Et rappelez-vous qu’il est important que tout le monde soit mis au courant le plus tôt possible pour éviter un maximum les refus.
6. Mettre au courant les voisins
Cette étape est nécessaire si vous organisez la soirée chez vous et optionnelle si vous la passez ailleurs.
En effet, prévenir les voisins est la moindre des choses que vous devez faire avant que votre soirée commence.
Tout d’abord par respect envers eux et ensuite pour vous éviter tout problème durant la soirée (policier ou voisins mécontents qui n’arrêtent pas de venir frapper à votre porte).
Un petit mot à l’entrée de l’immeuble et dans l’ascenseur devrait suffire à tous les mettre au courant.
7. Préparer le lieu
Il est également important de bien aménager le lieu de votre soirée, que ce soit la pièce principale ou la cuisine afin que vos invités ne se marchent pas dessus.
Si vous faites la soirée chez vous, pensez à protéger vos objets de valeurs en les rangeant dans une pièce que vous aurez pris soin de fermer à clé.
Maintenant, le conseil numéro 1 pour bien préparer le lieu de la soirée c’est de penser « sens ».
C’est-à-dire que tout doit être fait pour mettre en éveil les sens de vos invités.
Voyons les un par un et comment faire pour les activer :
- Vue : le visuel fait référence à la décoration. Elle doit dépendre en grande partie de votre budget bien qu’ajouter deux ou trois décorations ne fera de mal à personne et pourrait même égayer les lieux.
- Odorat : pour mettre en éveil ce sens, vous devrez veiller à pulvériser vos pièces d’une odeur qui soit à la fois discrète et fraiche. Si vous n’avez pas cela, faites simplement le ménage et ouvrez grand vos fenêtres.
- Ouïe : ici, il s’agit de penser à passer une playlist de musique invitant vos hôtes à danser (penser à l’âge moyen et au thème de la soirée pour définir une playlist adaptée). Attention tout de même au niveau sonore qui pourrait gêner les conversations entre invités.
- Goût : vous devrez également penser à proposer un peu de nourriture et de boisson à vos invités, même si ces-derniers devraient tout de même vous en apporter par politesse.
Enfin, pensez à un espace pour que les invités puissent poser leur manteau, sacs ou parapluies et à un endroit où ils pourraient dormir en de cas de gros pépin (alcoolémie trop élevée pour rentrer chez soi ou maladie).
8. Accueillir les invités durant la soirée
Vos invités commencent à arriver à votre soirée.
Il est maintenant grand temps de les accueillir.
En effet, la suite de la soirée est conditionnée en partie par la première impression.
Si vous ne les mettez pas à l’aise dès le début, si vous ne leur présentez pas la maison, si vous ne vous occupez pas de les débarrasser de leurs vêtements ou si vous ne leur présentez pas le reste de vos invités, ceux-ci débuteront la soirée avec une impression négative et un mauvais état d’esprit qu’il sera difficile par la suite de modifier.
9. Être présent pour tout le monde durant la soirée
En tant qu’organisateur de soirée vous vous devez de vous occuper de vos invités et veiller à ce que la soirée se passe bien de leur côté et qu’ils ne manquent de rien.
Un simple : « Ca va ? La soirée se passe bien ? » suffit amplement pour faire comprendre aux invités que vous pensez à leur bien-être.
Vous devez également veiller à ce qu’il n’y ait pas de débordement.
Une personne sous l’emprise de l’alcool peut très vite avoir un comportement déplacé ou se mettre à casser des objets par mégarde.
Ayez donc un œil un peu plus attentif sur ces types de personnes la.
10. Conclure la soirée
Une fois la soirée terminée, il sera temps pour vous de dire au revoir à tout le monde.
Dès que l’un de vos invités part, pensez à le raccompagner jusqu’à la porte, à veiller à ce qu’il n’oublie aucune de ses affaires et à le remercier de sa venue.
Cela est toujours bien vu et vous permettra peut-être de vous faire rentrer dans son cercle social par la suite.
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